Configuración contable: cuentas, IVA, bancos y asientos

Disponibilidad: La contabilidad, los planes de impuesto y los asientos automáticos dependen de las funciones habilitadas en tu cuenta y de los permisos de tu rol. Si una opción no aparece, contacta al soporte de Aragro.

Aragro conecta el campo con la contabilidad: cuando completas una orden de trabajo, una compra, una orden de gasto o una planilla, puede generar el asiento contable automáticamente. Para que eso pase, y para que los reportes financieros no salgan vacíos, primero hay que dejar lista la configuración contable.

Si tus reportes financieros están vacíos

Casi siempre es porque la configuración contable no está completa. Sin cuentas asignadas, las operaciones no generan asientos y el libro diario, el balance y el estado de resultados no tienen nada que mostrar. Sigue los pasos de abajo.

1. Revisa el catálogo de cuentas

Aragro trae un catálogo base. Ajústalo a tu contabilidad: agrega, renombra o desactiva cuentas para que coincida con el plan de cuentas que usa tu contador.

Crea también una cuenta contable por cada cuenta bancaria que vayas a usar.

2. Mapea categorías a cuentas

Cada categoría (de gastos, de productos, componentes de planilla) apunta a una cuenta contable. Si un gasto cae en la cuenta equivocada (por ejemplo, Papelería en Reparación y mantenimiento), el problema está en el mapeo: corrige la cuenta de esa categoría y los siguientes registros saldrán bien.

Gastos: en las categorías de gasto. Consulta Gastos.
Planilla: asigna una cuenta a cada componente (salario, bonificación, IGSS, ISR…) en la estructura de planilla. Al completar la planilla, Aragro genera el asiento y reparte el costo en los centros de costo. Consulta Generar la planilla y los recibos de pago.

3. Configura el IVA con planes de impuesto

Los planes de impuesto calculan el IVA de compras y gastos. Lo importante es que el plan coincida con cómo ingresas el monto:

Si ingresas el costo sin IVA (recomendado): usa una fórmula como itemSubtotal * 0.12. Los reportes de gastos muestran el costo real y el IVA queda aparte.
Si ingresas el total de la factura con IVA incluido: el plan debe separar el monto neto (total / 1.12) y el IVA. Si no, tus reportes de gasto quedan inflados con el IVA.

Revisa siempre una compra de prueba: el Gran total debe ser igual al total de la factura. Más detalles en Impuestos y en las preguntas de Plan de impuesto.

4. Vincula los bancos

Para registrar pagos y emitir cheques:

Crea la cuenta contable de cada banco (paso 1).
En la configuración de la empresa, vincula cada cuenta bancaria física con su cuenta contable.

Si no puedes generar cheques, casi siempre falta uno de estos dos pasos. Consulta Pago de facturas.

5. Revisa los asientos automáticos

Los asientos se generan al completar cada documento.
Puedes editar un asiento generado (por ejemplo, su fecha o su cuenta) cuando un gasto debe registrarse en otro mes o cuenta.
Si un período contable está cerrado, Aragro rechaza las operaciones que lo afecten. Ciérralo solo cuando ese mes esté revisado.

Checklist

Catálogo de cuentas revisado con tu contador
Una cuenta contable por banco, vinculada en la configuración de la empresa
Categorías de gasto y productos mapeadas a sus cuentas
Cuentas asignadas a cada componente de planilla
Plan de impuesto probado con una factura real
Centros de costo definidos

Si tienes alguna pregunta que este documento no haya resuelto, nos puedes contactar en el chat de Aragro o escribir a [email protected].