Contratistas, servicios y costos fuera de la orden de trabajo

La orden de trabajo registra el trabajo de tu personal y el uso de tus recursos. Pero hay costos que llegan como una factura o un monto global: un contratista, un servicio de un proveedor, la comisión de una cuadrilla o los impuestos de la planilla. Para esos se usa la orden de gasto. Esta guía explica qué usar en cada caso. El paso a paso de la orden de gasto está en Gastos.

¿Orden de trabajo u orden de gasto?

Situación	Usa	Por qué
Tu personal hace la labor	Orden de trabajo	Registra asistencia, avance, insumos y alimenta la planilla.
Un contratista hace la labor y te factura	Orden de trabajo sin pago + orden de gasto	La orden registra el avance; la orden de gasto, el costo.
Un proveedor da un servicio (reparación, flete, análisis)	Orden de gasto	Es una factura; crea la cuenta por pagar.
Mantenimiento hecho por tu personal	Orden de trabajo de Infraestructura	Asigna mano de obra e insumos al activo.
Comisión de contratista o impuestos de una planilla	Orden de gasto	Son montos globales que se reparten por centro de costo.
Facturas de luz, agua, papelería	Orden de gasto	Gasto administrativo.

Contratistas: avance en la orden, costo en el gasto

Cuando un contratista trae su propia gente (y cambia mucho), no hace falta registrar a cada trabajador:

1. Registra el avance en una orden de trabajo con el contratista como trabajador, con el avance real (por ejemplo, hectáreas o unidades) y pago en cero.
2. Registra el costo con una orden de gasto a nombre del contratista, creado como proveedor en Contrapartes. Ingresa el total de la factura y distribúyelo entre los centros de costo (lotes o rodales) donde se hizo el trabajo.

Así los reportes de la orden de trabajo muestran todo el avance, la planilla muestra solo tu mano de obra interna y el costo del contratista queda en los lotes correctos.

Repartir montos globales en centros de costo

Para comisiones, impuestos u otros montos que corresponden a varias parcelas:

1. Exporta el reporte detallado de la planilla (o de las órdenes) del período.
2. En Excel, con una tabla dinámica, suma por centro de costo y calcula el porcentaje de cada uno.
3. Crea la orden de gasto y asigna a cada centro de costo su parte del monto.

Consulta Centros de costo y distribución de costos.

Buenas prácticas

• Adjunta la factura a la orden de gasto y usa su número como referencia.
• Crea categorías de gasto propias (por ejemplo, Mantenimiento de maquinaria, Servicios de contratista) y mapéalas a la cuenta correcta. Consulta Configuración contable.
• Ingresa el monto sin IVA si tu plan de impuesto calcula el IVA aparte, para que el reporte de gastos muestre el costo real.

Si tienes alguna pregunta que este documento no haya resuelto, nos puedes contactar en el chat de Aragro o escribir a [email protected].